失敗から学ぶ!業務改善

多くの企業が日々業務改善に取り組んでいると思いますが、なかには失敗する事例もたくさんあります。特に「システムの導入」や「アウトソーシング」など、大きな投資が必要な改善策はリスクも大きいでしょう。目的があいまいなまま進めたためにうまく改善できなかったり、逆にコストが増えてしまったりすることも珍しくありません。今回は、業務改善の失敗事例から失敗の原因と対策を解説します。

システムは導入すればいいというものじゃない

「新しいシステム」と聞くと、すぐに取り入れたくなるという方も多いのではないでしょうか。それが一従業員であれば問題ありません。しかし、社長や経営幹部など「独断で取り入れることができるポジション」の人間であった場合、強引に導入を進めてしまう可能性があります。実際に、「社長の独断で基幹システムを導入した」「CMに影響を受けて経費清算システムを導入した」という事例は少なからず存在しています。

強引な導入は失敗しやすい

システムの導入には、業務状況を把握したり、業務との相性を確認したりと、いろいろな下準備が必要不可欠です。その準備を行わずにシステムを導入した場合、トラブルが起きるリスクは高いといえるでしょう。また、導入したシステムと業務内容との相性が悪く、今までのやり方と平行してシステムを利用することになり、「かえって手間が増えてしまった」というケースもあります。業務改善のつもりが悪化したとあっては目も当てられません。

システム導入の前には入念な下準備を

「とにかく業務改善!」という目標だけが先行し、無理やり業務手法を変えようとすると現場は混乱してしまいます。改善しようとすること自体は良いことですが、改善には時間が必要なのも事実。大規模なシステムの導入を考えるなら、それ相応の下準備をしっかり行ってください。

社内の温度差

全社員が一丸となって業務改善を行えれば、きっと成功するでしょう。しかし、現実はなかなかそういうわけにもいきません。業務改善に「積極的な社員」と「消極的な社員」がいることで発生する「社内の温度差」も失敗の大きな原因となり得ます。

何とか改善したい上層部と、それを面倒に感じる現場

現場からの改善要求もあるものの、多くの場合は社長や経営幹部などの上層部は、「業務改善をしたい側」です。一方、現場で働く従業員は「業務改善をされる側」といえるでしょう。基本的に現場のスタッフは、業務方法が変わることを嫌います。そのため、業務改善には消極的な人間も少なからず存在するのも事実です。「唐突に業務方法が変わった」となればストレスに感じますし、どうしても新しい方法に慣れるまで時間がかかります。このような現場の不満が募れば募るほど、社内の温度差は広がるでしょう。原因は主に、両者のコミュニケーション不足です。

真摯に向き合い、十分な説明を行うことが大切

現場のスタッフが好意的に取り組むかそうでないかで、どうしても習熟度に差が生まれます。これは仕方の無いことですが、やはりできるだけ多くのスタッフに賛同してもらうことが望ましい状況です。そのためには、現場のスタッフと真摯に向き合い、十分な説明を行うことが重要です。「業務改善を行うことでどのようなメリットがあるのか」を誠心誠意伝えてください。

ビジョンがあいまいなままだと……

業務改善において大切なポイントのひとつが「何をどのように改善して、どのような目的を達成したいのか」というビジョンです。例えば、「メールの返信に時間がかかるので早くして、スムーズな業務進行を実現したい」といった具合です。このようにビジョンがはっきりしていれば、「なぜ時間がかかるのか」「どうすれば早くなるのか」というように、目標までの道筋が見えてきます。逆に、「とにかく全体的に業務スピードをアップ」のように、ビジョンがあいまいなままだと道筋がぼやけてしまい、具体的に何をどうしたらよいのか分かりません。分からないので、手あたり次第にいろいろな改善策を試してみます。その結果、現場の反感を買うことになってしまったという事例もあります。

一度で完結できるようなものじゃない

業務改善は、すぐに結果がでるものではありません。もちろん小さな業務の小さな改善であればすぐ取り組めますが、改善できるレベルも小さいものでしょう。「社員の残業が明らかに減った」や「以前より業務連絡などがスムーズになった」というように、目に見えて成果が出たり、体感できたりするようなレベルの業務改善には時間がかかります。新しい手法で新たな問題が発生することもありますから、試行錯誤しながらその都度改善を繰り返していく必要があるのです。取り入れてみて、現場の声を吸い上げながら、さらに効率的に業務を行うためにはどうしたらよいかと会社全体で考えていかなければいけません。中長期の計画をもって目標達成を目指しましょう。

業務効率化を成功させるために会社全体で取り組む

システム化やアウトソーシングなど、大幅に業務方法が変更になるものほど、事前の下準備が重要になります。しっかりと目的を定め、現場とコミュニケーションをとり、じっくり焦らず検討を重ねてください。そうすればきっと、イメージ通りの業務改善ができるでしょう。

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