計画倒れにならない!業務改善の目標設定の手順と社内定着の方法とは?

厳しさを増す市場経済のなか、多くの企業では自社の繁栄と存続をかけて前年よりも高い目標設定を掲げ、業務改善によるコストダウンや効率アップを図っています。しかし、残念ながらせっかく設定した業務改善の目標は、さまざまな要因から計画倒れに終わり、目標の数割ほどしか達成できないことが多いようです。
一体なぜ業務改善の目標設定は計画倒れになってしまうのでしょうか? 今回はその原因と確実に実行できる目標設定の手順、そして業務改善の目標設定を社内に定着させる方法についてご紹介します。

なぜ業務改善の目標設定は、計画倒れになるのか?

業務改善の目標設定が計画倒れになる原因には、計画自体の甘さのほか、以下の理由が考えられます。

「目標設定は高いレベルに置くものである」という思い込み

業務改善の目標設定を高いレベルに置くことで「従業員に刺激を与え、挑戦する意欲を増すことができる」と、勘違いしている経営者により、達成不可能な目標設定が掲げられることがあります。
当然、達成は難しいことは経営陣もわかっていますが、現場ではこの目標を達成するために、精神論によるハードワークや長時間労働が課され、従業員を心身ともに疲弊させるといった弊害を招くこともあります。

目標設定が未達でも、給与や賞与に影響がない

日本企業の場合は業務改善目標が未達でも、欧米のように給与や賞与が減らされることやクビになる心配はありません。さらに、誰も責任を取らず、設定した目標自体がうやむやになるという悪習慣がある企業が多いことも、目標が達成されない原因ともいわれています。

目標設定が未達でも、努力したこと自体が評価される

こちらも日本企業に多い傾向ですが、努力したこと自体が評価され、結果は二の次という評価基準により、目標設定が未達でも責任が問われないことが原因ともいわれています。
そもそも、業務改善の目標設定が現実離れして高すぎることや、計算や統計など論理的な分析に基づいた設定ではないことが原因である場合もありますが、上記のような欧米とはかけ離れた、日本独特の精神構造による場合もあります。

業務改善の目標設定は達成されなければ意味がありません。それでは、業務改善を取り組む際には、具体的にどのような手順で目標設定をすべきでしょうか?

業務改善に取り組む際の目標設定の手順とは?

業務改善に取り組むには、一定の手順に従うことで適切な目標設定が可能になります。目標設定の手順は以下のとおりです。

1.  現状把握をしつつ、業務上の問題点を洗い出す

業務の現状を把握するため、まずは「ビジネスプロセス図」を作成します。「ビジネスプロセス図」とは、業務の流れや内容を図で表したもので、これまでの業務を俯瞰することで、無駄な作業や手順自体を見直すきっかけになります。
また、業務に掛かる時間やコストも記載すると、より一層無駄や問題点が発見しやすくなります。ここから抽出された問題点を洗い出すと同時に、担当者にも問題点がないかヒアリングし、問題点の突き合わせを行います。

2. 問題点の原因を分析する

先ほど抽出した問題点の原因を分析し原因の特定を図ります。一見バラバラな問題点が、実は同じ問題に端を発していたり、実は別の業務が原因であったりする可能性もあります。そのため、関係性がある別の業務にも問題がないかどうか、業務全体を確認しながら原因を分析してみましょう。

3. 業務改善の目的や目標を明確にする

問題点の抽出が完了したら、その業務を改善する目的や目標を明確にします。例えば、経費掛かりすぎていることが問題である場合、まずは「昨年度の経費から20%削減する」という目標と「経費削減」という目的を明確化します。この目標が、妥当であって達成可能かどうかを再検討し、さらに改善可能であれば削減割合を上げ、難しそうであれば、達成可能な割合に引き下げていきます。
このように現実性の高い目標を数値化しつつ、目標を設定していきます。

4. 問題点解消の解決策を考える

業務改善の目標と問題の原因から、問題点解消の解決策を考えます。
例えば、先ほどの経費20%削減であれば、

  • 人件費の削減…アウトソーシングの利用や人員削減、給料減額などを視野に入れる
  • インフラ費用の削減…電気代や光熱費、OA機器レンタル費用の見直しなど
  • オフィスの賃料の削減…よりコストの低いオフィスへの引っ越し
  • 事務用品の経費削減…ペーパーレスを図り、FAXのメール転送などで紙やインク代を削減する

などを検討しつつ、削減可能性や削減額の見積もりなどを弾き出し、目標をより具体化させていきます。

5. 業務改善に向けての具体的なスケジュールや段取りを考え、実行する

業務改善の目標設定を達成すべく、具体的なスケジュールや段取りを考え、実行します。
その後は、業務改善ができたかを評価していく、いわゆる「PCDAサイクル」を回していくことになります。

「PDCAサイクル」とは、Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Act(改善)の4つを繰り返すことで、業務上のさまざまな改善を図る方法をいいます。

設定した目標を社内で定着させる方法とは?

業務改善の目標を設定し、スケジュールや段取りを決めたとしても、「今までのやり方」を変えたくない従業員は一定数いることが想定されます。そうした従業員に強い影響力がある場合、他の社員にまで彼らの非協力的な対応や悪意あるサボタージュが感染し、思うように目標が達成できないケースも考えられます。

設定した目標を社内で定着させるには、従業員一人ひとりに業務改善の目的や意義を経営トップから丁寧に伝えるだけではなく、目標設定することが従業員自身のメリットに繋がることも伝えて、理解を得ることが重要です。従業員側のメリットとしては具体的に、業務改善を実行することで従業員自身の負荷が減り、よりスムーズに業務が遂行できることが挙げられます。さらに、無駄な時間を省き高度な仕事に注力できるようになることで、従業員自身のスキルアップにも繋がります。これらを丁寧に説明することが目標の社内定着の肝といえるでしょう。

業務改善の目標設定は1度説明したから理解してもらえるものではなく、経営陣の想いが従業員一人ひとりに伝わり、同じ思いが共有できるまで繰り返し何度でも発信し続ける必要があります。
従業員と経営陣が一丸となり業務改善の目標設定が達成されたとき、その達成感から自然発生的に従業員自らの手で業務改善が提案・実行・改善のサイクルが繰り返される可能性もゼロではありません。そして業務改善が進むに従い、業績自体もがアップする、という素晴らしい未来も夢ではないかもしれません。

着実に実行できる目標を設定し、業務改善を進めよう

企業の業務改善は、いくら素晴らしい目標を設定したところで従業員の協力なしには達成はできません。また、設定した目標自体がしっかり練られていないと、やはり絵に描いた餅になってしまいます。
高すぎる目標を掲げるのではなく、着実に実行できる目標を設定しつつ、従業員の協力を得ながら業務改善を進めていきましょう。

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