スマホ内線化で実際何が変わるのか

スマホの普及・定着が進む昨今、「スマホ内線化」という言葉を耳にしたことはないでしょうか。しかし、スマホでオフィス内の人と通話するのは特別なことではないと思う方がいるかもしれません。そこで今回は、スマホ内線化によって、どのような業務改善が期待できるのかをご紹介します。

スマホの普及で広がる業務の幅

総務省の「平成29年版 情報通信白書」によると、20~30代のスマートフォン個人保有率は90%を超えています。

スマホが登場する前はいわゆるガラケーが主流でしたが、さらに時代をさかのぼるとアポイントは社内の電話や公衆電話から取り、紙の地図を頼りに訪問していたものです。また、提案資料はすべて手書きというのが当たり前でもありました。そのため、ひとつの仕事に今よりも多くの時間がかかりました。そのぶん人手も必要で、うまく分担をしないとスムーズに業務が進まなかったのです。

それが、インターネットやパソコン、そしてスマホの普及によって、以前より何倍も効率的に業務をこなせるようになったのは、いうまでもありません。特にスマホによって、インターネットへの接続、メールの送受信、添付資料の閲覧などが移動中にもできるようになり、大幅な業務改善と生産性の向上につながりました。

スマホ内線化でこれまでとは何が変わる?

社員のスマホを内線として利用することで、今までとは何がどのように変わるのでしょうか。

デスクの電話機が不要に

各自のデスクに設置されている電話機が不要になり、自分のデスクにいるときだけでなく会議室やリフレッシュスペースでも電話を受けることができます。席を外している人にも内線が通じるため、電話を取り次ぐ手間を軽減できることも見逃せないポイントです。

社外でも内線・外線が使用可能に

外出中でも社内にいるときと同じように、内線・外線通話ができます。また、外線通話を別の担当者へ取り次ぐことも可能です。特に、テレワークで業務をする際には大きなメリットとなるでしょう。

フリーアドレスの導入が簡単に

働き方改革の推進にあたって、社員が決まった席を持たずに仕事をするフリーアドレスを導入する企業が増えてくると考えられます。しかし、デスクの電話機の設定を毎日変えるのは現実的ではありません。内線化したスマホを全社員が持っていれば、フリーアドレス導入のハードルが低くなります。

さらにコスト削減も可能

経営者にとって大きなメリットとなるのが、通信コストの削減です。以下で具体的に見ていきましょう。

機材の一本化によるコスト削減

社員のデスクに電話機を設置し、スマホの貸与までしている企業にとって、通信コストに関する悩みは尽きないものです。スマホに内線機能を持たせて機材を一本化すれば、卓上電話機分のコストを削減できます。卓上電話機は1台あたりのコストが高額なケースが多いため、その効果は大きいといえるでしょう。また、社内のレイアウト変更や電話機を増設する際の工事も不要になるため、社員が増えたときの対応コストも軽減することができます。

社員間の通話は無料に

全社員が内線化されたスマホを持てば、社員間の通話はすべて内線通話になります。内線通話には料金がかからないため、通信費の削減につながります。

スマホに内線機能を追加すれば多くの業務改善が可能に!

スマホの内線化によって、さまざまな業務改善が期待できます。なかには初期費用0円で運用をスタートできる製品もあるので、新たな施策に取り組めるような環境づくりやコストの削減を実現するためにも検討してみてはいかがでしょうか。

 

参考:

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