オフィスで使う消耗品は、会社の経費のなかでも大きなウエイトを占めます。しかし、単価が低いものが多いこともあり、安易に購入し安易に使ってしまいがちではないでしょうか。消耗品の購入方法や取り扱いを見直すことで無駄を省き、経費の削減を図ることができます。

消耗品の購入方法を工夫する

消耗品は、ひとつの業者からまとめて購入している企業が多いかもしれません。また、消耗品がなくなってから、もしくはなくなりそうなタイミングで購入することが一般的だと思います。しかし、消耗品の購入方法を工夫することで、経費の削減につながります。

複数の業者を比較検討する

いろいろな業者の商品価格を比較するのは面倒なものです。しかし、同じような商品でも業者によって値段が違う場合があります。まずは使用頻度が高い事務用品を中心に、各業者の価格を比較検討してみてはいかがでしょうか。また、100円ショップの商品にも目を向けてみてください。業者よりもお得なものが見つかることもあります。ただし、安さを優先するあまり品質を犠牲にし過ぎてはいけません。

セールのタイミングで購入する

消耗品の取扱業者が、期間限定でセールを実施している場合があります。頻繁に購入するものであれば、このセールのタイミングでまとめ買いをしておくのもひとつの方法です。ただし、安いからといって使用頻度の低いものまで大量に購入してはいけません。ストックしておくためにスペースを必要以上に使うだけでなく、使い切る前に劣化してしまう可能性があります。

節約を心掛けるとともに代替品への変更を検討する

消耗品の使い方を工夫したり、違う品物に変更したりすることでも経費削減が可能です。どのような方法があるのかをご紹介しましょう。

コピー用紙の裏紙を使う

業種によっては、コピー用紙を大量に使うでしょう。使用済みのコピー用紙は廃棄することになりますが、その裏面はどのようになっているでしょうか。もし片面印刷しかしていないのであれば、裏面まで無駄なく使うようにしてみましょう。そうするだけでも、単純に用紙代が半分に抑えられます。また、コピー用紙としてではなく、メモ用紙として利用するのもひとつの方法です。

中身を入れ替えられるタイプに変更する

ボールペンや修正テープには、インクやテープが切れてしまったときに中身（リフィル）だけを入れ替えて使えるタイプがあります。まるごと新品にするよりも経費を抑えられる可能性があるので、検討してみてください。

メーカー純正品以外のものを使う

プリンターのトナーやインクには、メーカー純正のもののほかに安価な代替品が販売されていることがあります。両者の価格差は意外と大きいので、代替品を導入することで大幅な経費削減が期待できます。ただし、代替品を使った場合、故障時の修理がメーカー保証の対象外となる可能性があります。まだ保証期間が残っているのであれば、純正品を使ったほうが安心かもしれません。

在庫管理は定期的に

特定の部署では使用頻度が高くても、別の部署ではほとんど使わない事務用品があるかもしれません。一方の部署に予備があるにもかかわらず、一方の部署では定期的に購入していては無駄が生じてしまいます。必要なものを必要なだけ用意できるように、備品の在庫を定期的にチェックしておきましょう。

消耗品の管理者を決める

社内で消耗品がどのように使われているのか確認してみましょう。ストックしている場所から誰でも自由に消耗品を持ち出せる場合は、注意が必要です。紛失しても、「また取りに行けばいい」と安易に考えてよく探さなかったり、引き出しにしまったまま返却を忘れていたりして、無駄が生じているケースは多いものです。

そのようなときは、消耗品の管理者を決めることをおすすめします。そして、消耗品を持ち出す場合は、必ず管理者を通して行うようにしましょう。そうすることで、短期間に同じ人が同じものを取りに来てはいないかチェックでき、無駄な持ち出しを防ぐとともに紛失への注意喚起も可能になります。また、要返却のものが戻っていないときにも、誰の手元にあるのか把握できます。そして、管理者の目があるということで、節約の意識づけにもなるでしょう。

消耗品の持ち出しルールを決めよう

管理者とともに、消耗品の持ち出しのルールも決めてください。企業によっては、台帳で管理しているところもあります。あまりにも秩序が乱れている場合は、ペナルティーを検討するのもひとつの方法です。

一人ひとりの節約に対する意識が重要

いくら企業や担当者が節約の工夫をしても、消耗品を使う側の協力がなければ意味がありません。なぜ経費削減が必要なのかをきちんと説明し、社員一人ひとりの節約に対する意識を高めましょう。そうすることで、自然と経費削減へと向かうはずです。