たった6つで激変する!中小企業にこそ重要な経費削減のコツ

経費削減は企業の大小にかかわらず、永遠の課題といえるものです。「あまり効果を感じられない」と悩む企業も多いのではないでしょうか。
経費削減を成功させるにはどのような心がけが必要なのか、6つのポイントを見ていきましょう。

まずは、年間データを蓄積することから始めよう

経費削減をするには、まず年間経費のデータを蓄積することが必要です。なぜなら、企業運営に伴う変化は経費にも反映されるからです。季節、半期・四半期、月ごとなどタイミングによる変化要因は、年間で確認して初めて適正かどうかを判断できます。
そのため、経費削減に取り組む前にデータを蓄積して分析し、自社にとって「何が不要で、何が必要なのか」を判断することが最も重要です。
経費のデータを蓄積するときに必要となる項目は、経費を使った従業員の名前、部署、日付、分類、金額などです。大雑把な項目にしてしまうと判断つきにくいことがあるため、最低限この程度細かく分類し蓄積していくことがポイントと言えるでしょう。

経費削減実施前のチェックポイント3つ

データの蓄積ができたら、分析に取り掛かりましょう。データの分析は手順に沿って進めれば、難しいことはありません。

1.目的と見直せる経費科目の洗い出し

そもそも企業として「なぜ経費削減が必要なのか」を決め、指針を持って実施することが重要です。経費を削るのは簡単ですが、「自社の何を伸ばし、何を減らす必要があるのか」を決めていない状態で行うと必要なものまで削減してしまい、企業運営に支障をきたす可能性もあります。
経営目標に鑑み、削減してもよいものと削減しないほうがよいものを分けておきましょう。そして、削減してもよいものについて、以下の観点から分析し、経費削減対策を考えていきます。

  1. 半期の区切りでの変化
  2. 月次での変化
  3. 季節変動

これらの変動要素を参考にしながら、金額軸では期末前に無理やり経費を使うような行動がないか、季節変動を考えても内容に見合わない金額が動いていないかなどをチェックしてください。
また、特定の個人で目立った利用がないかや、部署ごとに偏りが出ていないか、経費の分類(科目)で突出している費用がないかなどもチェックしましょう。このようにさまざまな軸で仮説を立て、グラフ化して判断を下すと、削減すべきかどうかの判断がしやすくなります。

2.経費科目の管理部署を再検討

削減すべき項目の洗い出しが終わったら、それらの管理を行う部署が適切かどうかを検討しましょう。同じ項目を複数の部署で管理するのではなく1か所に絞ることで、発注時のコストを抑えられる可能性もあります。
また、そうすることで他部署に発注依頼をしなければならなくなるため、不必要な発注を防ぐこともできるでしょう。

3.科目ごとのルールを再設定・周知する

企業の経費科目にはシステム費、備品費、インターネット・通信費、交通費などさまざまな科目があります。それぞれの科目に適正な範囲を定め、それを超えないようにルールを再設定、周知することが重要です。管理部署の再検討を行ったうえでルールを決めると、1つの部署でルールの管理が可能になります。そうすると、部署間での捉え違いなく、統一した基準で判断できるためルールを遵守しやすくなります。
また、ルール以外のことを従業員が要望する場合には、上長に申請という手順を加えましょう。申請という手間が増えることでイレギュラーケースが減少し、最終的にコストダウンにつながるのです。

社員の意識が一気に変わるコツ3つ

1.目的を明確にする

なぜ経費削減をしなければならないのか、経営・事業目標と結びついた目的を決定・周知しましょう。ただやみくもに「経費削減が必要なので、削減してください」とお願いするだけでは、「なぜやらなくてはいけないのか」「どのくらいの削減をいつまでにやればよいのか」が不明確です。
目的やボリューム、期間がわからないものを、ただ我慢して経費削減に取り組まなくてはならないと見えるため、従業員のモチベーションを下げてしまう可能性があります。そういった状況をつくらないためにも、まずは経費削減をするとどのような(よい)変化が会社に訪れるのかを従業員がイメージできる目的設定が必要となります。

2.数字・削減の成果を見せる

上記の目的を明確にするという項目でもご紹介した、「なぜやらなくてはいけないのか」「どのくらいの削減をいつまでにやればよいのか」というところにもつながりますが、目標値にどのくらい迫っているのか、途中成果を公表して盛り上げることが重要です。
特に経費削減については、ネガティブに捉えられがちな取り組みでもあるため、取り組む従業員もモチベーションが上がりにくいのです。数字に基づいて進捗共有をすると、現在地とゴールがわかり、「あとこれだけ頑張ればよいのだ」とやる気を出してくれるようになってきます。
従業員が「どうせ、微々たる改善にしかならない」と感じている場合は、全社員の数字を表し、「塵も積もれば山となる」ということ見せるのが効果的です。進捗がわかれば、「(自分たちの頑張りで)目標に対して◯◯%改善した!」などの従業員間コミュニケーションにもつながります。
このように数字が変化すれば従業員も楽しみを感じ、当事者意識を持つようになるので、ぜひチャレンジすることをおすすめします。

3.メリット・特典をつける

例えば、部門対抗やチーム対抗などにして競わせて特典をプレゼントするといった企画も効果的です。一部の従業員だけでなく、全員に商品をプレゼントする、ご褒美に1日休暇をとらせるなどでも構いません。
経費削減に取り組んでくれたおかげで目標が達成できたことの感謝を伝えることができ、何より従業員が当事者意識を持つことができるため、チームの推進力が大幅にアップします。このような試みを行うことで、経費削減に意欲的な従業員を増やすことができるはずです。

従業員を“巻き込む”ことが成果につながる

経費削減は、家庭におけるお小遣いの削減などと同じように、「制限」に目が行きがちです。しかし、従業員を注目させるべきは「制限をかけてまで成し遂げるべき目標は何か」ということです。
そこにフォーカスしてもらうには、ご紹介した6つのポイントが重要となります。経費削減は中途半端に行うと企業運営にマイナスが出ることもあります。慎重に行い、これまで以上の企業成長を実現してみてください。

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