業務改善は何からスタートするべき?3ステップの簡単マニュアル

企業運営を行っていると、業務改善という言葉をよく耳にする機会も多いのではないでしょうか。企業成長の鍵ともなる業務改善ですが、失敗すると生産性や従業員の士気を下げてしまいかねません。業務改善を上手に進めて成果につなげるための3ステップをご紹介します。

ステップ1 業務改善の目的を定める

「業務改善」の目的としてあげられるのは大きく分けて3つ、「働きやすい会社にすること」「顧客満足度を上げること」「売上を伸ばすこと」ではないでしょうか。そして100社あれば100通りの具体的な要望があげられるでしょう。
まずは、自社にとって改善すべき優先順位を確かにし、目的を定めましょう。目的を定めておくことで、目的と手段を履き違えて、途中で何のためにやっているのかわからなくなるという事態を防ぎます。また、その際改めて言葉の定義を確認することで、社内での認識のズレをなくし同じ方向を向いて取り組むことができます。

ステップ2 目的達成の障害となるものを洗い出す

業務改善の目的を明確にしたら、その目的達成の障害となっているものを見つけ出して現状を把握しましょう。現状把握は現場の従業員から丁寧にヒアリングをし、表面化していない部分を洗い出すことが重要です。以下のフローで洗い出し、組織を超えて理解を深めることが成功につながります。

組織に業務改善の目的を共有し、障害をヒアリング

まずは、組織全体に対して業務改善をする背景や目的を共有します。組織など多くの人がいる場合は、言葉の捉え違いや手段が目的化してしまうことがよくあります。そのため、誰にでもわかりやすい言葉で伝えることが重要です。また、何が障害になるのかを事前ヒアリングで予見し、障害を未然に防ぐ手立てを知ることもできます。

障害をリスト化し、実現可能性を検討して優先順位をつける

次に、障害をリスト化していきましょう。障害をすべて改善できればよいのですが、業務改善が本業ではありませんから、優先順位をつけて行うべき範囲を決めることが重要です。求める成果と取り組む期間をもとに、解消できた場合の影響力の大きさと実現可能性の高さによって優先順位をつけましょう。

組織長同士で目的と障害を共有後、対策を立てる

優先順位が決まったら、組織長同士でお互いの組織特徴を織り交ぜながら障害をどのように解消し、改善を図っていくのかを共有しましょう。自組織で起こるであろう問題や計画の遅延、その対策などを想定しておくことでスムーズな運営を実現できます。
障害を事前に想定しておければ、想定してあったことに対処するだけで済みます。それにより時間のロスをなくし、改善スピードを上げていくことができるのです。

ステップ3 具体的な方針を決める

ステップ2で目的達成の障害となるものを発見して対策を深めることができたら、次は具体的な方針を決定していきましょう。具体的な方針を決めておけば、途中で迷ったときに方針を振り返って確認ができます。方針があれば、すぐに立て直しを図ることができるのです。

目的に沿った方針を設定する

目的達成をするためには、具体的な方針が必要となります。目的がわかっても、方向性を決めておかなければ皆が同じように進めない可能性があるからです。例えば部活動でサッカーをする場合でも、チームとして大会に出られるようにがんばるのか、個々人のスキルを磨くためにがんばるのかで大きく結果は異なってきます。目的に沿った方針が設定できれば、近道ができるため効率的に目的を達成できます。

その方針に基づき、具体的な行動を決定する

方針が設定できたら、次は具体的な行動を決定していきましょう。具体的な行動を決定しておけば、あらかじめコースが設定されているようなものですから、スムーズに進むことができます。道を外れてしまった場合にも、どのように戻ればよいのかがわかるため、軌道修正も楽になります。

行動できているかの振り返りができる進め方を決定する

期待する目的に到達するまでに、方向性が狂ってしまったりうまくいかなくなったりする場合があります。定期的に振り返りをすることで、計画通りに進行できているかどうか、新しいネックは何かなどを早い段階で発見でき、目的への近道をすることができます。

業務改善にはベクトルの一致が不可欠

「業務改善」とひと言で表しても、対象や目的はさまざまで人によって受け取り方が異なります。その結果、行動や成果が当初の予定と変わってしまうことも考えられます。効率的に成果を出すために、ご紹介した3つのステップを押さえて取り組むことをおすすめします。社員全員一丸となって1つのベクトルに向かえば、目的通りの成果を上げて企業の成長を大幅に促進させることができるはずです。

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