ワークスタイル変革の具体的事例を紹介!フリーアドレス導入でオフィスはどう変わる?

会社の生産性を向上させるためにワークスタイルを変えようという動きが多くの企業で生まれています。
オフィス環境を変えることもワークスタイル変革の大きな手段です。その具体的事例としてフリーアドレス導入について紹介します。

フリーアドレスとは?

従来のオフィスでは、まずは部署ごとに部屋を分け、そのなかに島のようにデスクとチェアを配したあと、いわゆるお誕生日席に上司が座り、決められた席で毎日仕事をするのが基本でした。
それに対し、フリーアドレスとは、広いオープンスペースに机といすだけを配置するものです。固定の席は決めずに、その日の業務内容に応じて、空いている席で仕事をするオフィス形態を指します。
ちなみに、フリーアドレスは和製英語で、アメリカでは同様のオフィス形態をノンテリトリアルオフィス(Non-Territorial Office)と呼んでいます。
もともとフリーアドレスは、スペースを有効に使いコストを減らすことを目的として1980年代後半にいくつかの企業で導入されました。しかし、社員が同じ席を選びがちになってしまったことや、固定電話にデスクトップ型パソコンの当時では不便さの方が勝ったことなどが原因で、いつしか風化してしまいました。
しかし、2000年代に入りICT(情報通信技術)が急速に発展し、携帯電話やノートパソコンなどモバイル化が進むことで、固定電話やデスクトップ型パソコン、膨大な書類といったフリーアドレス定着の物理的な障害が大幅に少なくなりました。
さらにフレックスタイムや在宅勤務制度の導入によって、働き方に対する意識も徐々に柔軟化してきました。また、自席で働くことにこだわらない人も増えてきたようです。カフェでノートパソコンを開いて仕事をする人が多く見られるのもその現れでしょう。
国をあげてのワークスタイル変革の動きや有名企業でのフリーアドレス導入の成功例も生まれ、いま、再びフリーアドレスが注目を集めるようになったのです。

フリーアドレス導入のメリット

では、フリーアドレスを導入することでオフィスのワークスタイルがどのように変わり、企業にどのようなメリットをもたらすのでしょうか?

コミュニケーションが活性化

フリーアドレス導入による最大のメリットはコミュニケーションの活性化です。
フリーアドレスでは近くに座る人が同じ部署、同じ階級の人とは限りません。徐々に顔と名前が一致する人が増え、コミュニケーションの活性化につながります。
すでにフリーアドレスを導入した企業では、ふとした会話をきっかけにしてオープンな意見交換ができるようになり、そこから部署を越えたプロジェクトや新しい仕事のアイデアが生まれることもあるようです。
また、社員がフリーアドレスなら、役員もフリーアドレスです。社員と同じスペースに役員がいるので、担当者をことあるごとに自室に呼びだしたりメールを送ったりせず、たまたま顔を合わせたときに直接話すといった機会が自然と多くなります。時間の節約につながるのはもちろん、勘違いや思い込みなどの軋轢(あつれき)も生まれにくくなるようです。
このほか、これまでは何かを話し合うときはまず会議室の確保が必須でしたが、フリーアドレスならオフィスがミーティングの場に早変わりするため業務のスピード化も期待できます。

オフィスコストの削減

日中はオフィスにいる人が少ない部署なら、人数分の席は必要ありません。フリーアドレス化して、オフィスにいる人が空いた席に自由に席に座れるようにすれば、オフィスの省スペース化につながります。
また、固定席の場合、部署異動や社員の増減があったときには、レイアウトや電話回線、LAN設備などを変更するためにコストと時間が意外とかかるものですが、フリーアドレスならそういったムダを削減することができます。このほか、持ち歩く書類を少なくするために、資料の電子化やペーパーレス化が進むので、コピー代といったコストの削減も期待できます。

整理整頓の徹底

自分の席が決まっていると、つい資料や書類を山のように積み上げてしまうものです。フリーアドレスでは誰が自分のあとに座るか分からないので、仕事が終わるといったん自分のものは個人用のロッカーに片付けることが習慣化され、オフィス内はつねにきれいに片付けられた状態になります。

総務省が2015年に行ったオフィス改革の結果、レイアウト変更前と比較し、個人席周辺の文書量が約8割減、約7割の職員がレイアウト変更前と比較して「業務がやりやすくなった」 と回答するほどの成果が上がっています。

フリーアドレス導入にあたって気をつけたいこと

多くのメリットが期待できるフリーアドレスですが、「なんとなく最先端をいっているから」という安易な考えで導入するものではありません。
導入にあたってはいくつかの気をつけるべき点があります。

ワークスタイルを変革する強い意志がありますか?

フリーアドレス導入は単にパーティションを取り払うだけの話ではありません。企業や部署にとって大きな働き方の変革になります。事前にアンケートや調査を行って現場の課題を把握し、まずはどう変革するかについてコンセンサスをとる必要があります。

導入したい部署は適切ですか?

やみくもに社内の各部署にフリーアドレスを導入すればいいわけではありません。導入に適した部署はもちろん適さない部署もあります。例えば日中は外回りが多い営業や、他部署との交流が必要な企画部門などは適していますが、経理や人事部門といったような管理部門は、その日によって座る場所が違うスタイルは不向きでしょう。

現場に合った工夫がなされていますか?

せっかくフリーアドレスを導入したのに、結局は席が固定化してしまった、会社への帰属意識が薄れてしまったという誤算が起きた事例もあります。現場の状況に合った工夫が必要です。

個々のオフィスに適したフリーアドレスを

ワークスタイル変革の大きな可能性を秘めたフリーアドレス。もちろんその導入が最終的な目的ではありません。導入することで働き方を変え、最終的に企業として成長を遂げることが重要なのです。
そのためには、個々のオフィスに合ったフリーアドレスの仕組みを生みだすことも求められます。
すでにフリーアドレスを導入した企業では、席の固定化を防ぐためにその日に座る席をランダムに決めるルールを定める、グループ内の求心力を保つために部署ごとにゾーンを決め、そのなかで自由に配置を決めるグループアドレスを導入する、一人で集中して仕事がしたい場合に備えて個室スペースも併設するといった取り組みが生まれています。
社員が働きやすいと感じるオフィスの形はさまざまです。
現場で働く人のニーズに合い、理想的な働き方ができるオフィスのあり方を模索してみてはいかがでしょうか。

参考:

ワークスタイルを変えるオフィス改革の試行的取組|総務省

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