テレビ会議システムは、業務効率化を推進するための有力なコミュニケーションツールです。会議はビジネスにおいて意思決定や情報共有といった重要な役割を担います。その会議を効率的に実施することができるツールがテレビ会議システムなのです。
テレビ会議システムとは、離れた場所にいる相手の顔を見ながら、あたかも同じ部屋で会話しているかのように会議や打ち合わせができるツールです。特に、複数拠点を持つ企業や多店舗展開を行う飲食店・小売店などにとっては、企業の成長のカギをにぎる重要なシステムといってもいいでしょう。ここでは、業務効率化に大きく貢献するテレビ会議システムについて解説していきます。

テレビ会議システムを導入するメリットとは？

電話会議では、相手の声だけで情報を把握しなくてはなりません。ビジネスにおいてコミュニケーションミスをすると本来の意図とは異なる内容で同僚や上司に話が伝わってしまう場合もあり、会社の損失につながりかねません。重要な事項であるほどその損失は大きくなるでしょう。
テレビ会議システムを活用すれば、声だけでなく身振りや表情といった相手からのメッセージを対面と同じように受け取ることができ、コミュニケーションの質は格段に向上します。そのほかにも、テレビ会議システムには以下のようなさまざまなメリットがあります。

コストを削減できる

全国各地に支店がある企業のように、遠隔地との会議が必要なケースでメンバーが一堂に集まるとなると、移動のコストが膨らんでしまいます。交通費や宿泊費などのコストは、人数が多いほど高くなります。テレビ会議システムを導入することで、これらのコストを削減することができます。

時間ロスをなくすことができる

遠隔地から会議に出席するとなると、金銭的なコストだけでなく、時間的なコストも発生します。宿泊を伴うような遠方への出張は、移動だけで多くの時間をロスします。テレビ会議システムで会議を済ますことができれば、移動のための時間を節約し、その分をほかの生産性の高い業務に充てることができます。

緊急時もすぐに打ち合わせができる

会議のメンバーを招集する際、常に時間があるとは限りません。トラブル対応や急ぎの案件の相談など、緊急の会議が必要なケースもあるでしょう。そのようなケースでも、テレビ会議システムなら迅速に会議の場を設定することが可能です。

リスクマネジメントの一環となる

企業の経営陣や幹部が一ヶ所に集まると、各拠点で緊急事態が起こった際「出張しているから対応できない」という状況になりかねませんが、テレビ会議システムを利用すればそのような状況も回避することができます。

テレビ会議システムの利用シーンとは？

テレビ会議システムは、移動のための金銭コストや時間コストを節約することで業務効率化が図れるため、気軽に、そして、頻度を気にせず会議を開くことが可能です。テレビ会議システムの代表的な利用シーンを紹介していきましょう。

役員会議やプロジェクト会議などの各種会議

テレビ会議システムの最も一般的な使われ方は、役員会議やプロジェクト会議等の各種会議の開催です。テレビ会議システムなら手軽に開催できるため、営業会議等の定期的に開催する必要がある会議にも向いています。また、相手の顔を見ながら会議ができるので、取締役会や経営会議といった重要な会議にもよいでしょう。

方針説明会や商品発表会等の各種説明会

全社員に行う必要がある方針説明を、役員が各拠点をまわって実施するのは負担が大きくなります。紙等の資料のみでは大事な方針が伝わりにくくなる場合もあるでしょう。そうした場合にもテレビ会議システムを利用することで、一度に多くの人に内容を届けることが可能です。

本部から各店舗への指導といった遠隔教育

全国に店舗を持つ小売りチェーンやグローバルに展開する企業などでは、テレビ会議システムを通じて各拠点のスタッフに本部から直接指導をすることが可能です。このような遠隔教育にもテレビ会議システムは有効です。

気になる安全性は？導入はプロに相談しよう

インターネットを介したテレビ会議は第三者が傍受できてしまうのでは、と不安になる方も多いのではないでしょうか。しかし、多くの製品は多重にセキュリティ機能を搭載していますので、安心して会議に臨めます。
また、テレビ会議システムに注目している企業は多く、メーカーからさまざまな機種がリリースされています。そのため、テレビ会議システムの導入を考えても、どの機種を選んでよいか迷う人も多いようです。実際、テレビ会議システムは、用途、導入拠点数、同時接続拠点数、導入予定場所や回線状況により、最適な構成が異なります。導入にあたっては、プロに相談するほうが安心でしょう。利用目的を伝えて、数ある機種のなかから自社に最適なものを提案してもらいましょう。

テレビ会議システムで業務効率化！

テレビ会議システムを導入することで、大幅なコスト・時間の削減ができます。各種会議はもちろん、説明会や遠隔教育など用途も多彩で社内コミュニケーションの活性化が見込まれます。
テレビ会議システムの存在は、社員の働き方を大きく変えるターニングポイントとなることでしょう。
テレビ会議システムは、企業の業務効率化に大きく貢献するツールなのです。