経費削減には様々な方法がありますが、組織改革を伴うような大幅なコストダウンは簡単にできるものではありません。身近なところから経費を見直して、結果としてコストダウンを実現していきましょう。そこで今回おすすめするのが「コピー機のリース契約の見直し」です。多くの企業が初期投資を抑えるために、コピー機をリース契約しています。しかし、リース契約そのものを見直す機会は少ないようです。契約内容を見直すことで経費削減が可能となります。ここでは、コピー機のリース契約の見直し方法をみていきましょう。

リース契約は組み換えも可能

コピー機は多くの企業にとってなくてはならない備品です。そのため経費削減の対象になりやすい備品ともいえます。裏紙を利用して印刷する、という経費削減アイデアは今ではすっかり浸透しました。

しかし、リース契約の見直しを実行している企業は多くありません。コピー機はファイナンシャルリースのため、リース契約が終了するまで基本的には契約解除はできないことが原因でしょう。しかし、コピー機もリース契約の組み換えが可能なので、見直しをすることで経費負担を軽くできるかもしれません。

コピー機は日々、新製品が登場しています。導入当時は自社に合っていたとしても、何年か経って陳腐化してしまうケースもあります。契約時には適正だと思っていた金額やサービス内容が、時間の経過とともに適正でなくなってしまうのです。

リース業者の乗り換えでお得に！

コピー機のリースサービス市場は、コストダウンを求める声が大きくなるとともに、新規参入が増加して競争の激しい市場です。多くの企業が参入しているということは、商品を選択する側にとっては、安く、良い商品を購入できるチャンスともいえます。既存のリース契約が終了するなら、乗り換えもぜひ検討してみましょう。場合によっては、契約中のリース契約を破棄しても、乗り換えたほうがコストダウンにつながるケースもあります。

コピー機と業者選びのポイントとは？

コピー機の業者を乗り換えて経費削減に成功しても、自社にマッチしない商品を購入してしまっては意味がありません。また、リース業者とは長くお付き合いすることになるので、業者選びも重要です。

ここでは、自社にマッチする商品の選び方、および、コピー機の販売業者の選び方を解説していきましょう。

自社にマッチするコピー機を選ぶには？

コピー機を選ぶ際に最も重要なポイントが、「印刷枚数はどのくらいか」です。自社で印刷している枚数と商品性能がマッチしておらず、高いリース料を支払っているケースも少なくありません。まずは、自社の月間印刷枚数は計算しましょう。そして、それに見合った性能を備えた商品をチョイスすることが基本です。

月間の印刷枚数は、1日あたりの印刷枚数に、営業日数を掛けることで簡単に計算できます。この印刷枚数をコピー機選びの基準にして、複数の商品の相見積もりをとりましょう。重要なのは相見積もりを必ずとることです。同程度の商品でも100万円近い差がでることも珍しくありません。また、起業したての場合など、印刷枚数が少ない場合は、インクジェットプリンタや家庭用プリンタをチョイスするのも有効です。

もう一つのポイントは、必要な機能が備わっているかです。一般的なコピー機の機能は、「カラー印刷、FAX送信、スキャナ読込、データ転送」が挙げられます。商品によって大きな違いはありませんが、求める機能がついていなければ業務に支障がありますので、必ず確認しておきましょう。

販売業者の選び方は？

リース契約すると、その業者とは5～6年のお付き合いとなります。長期間の付き合いとなるので、販売業者は慎重に選ぶようにしましょう。

販売業者の選び方の最初のポイントは、本体価格および保守契約（ランニングコスト）です。当然ながらリース料金は本体価格に左右されます。格安コピー機や割引キャンペーンなどに惑わされず、印刷枚数と必要な機能が備わっているかをよく確認しましょう。失敗例として、飛び込みで来た営業マンの「今ならキャンペーン中で安い」というセールストークに購入を決断したが他社のほうが安かった、というケースもあります。

そして、コピー機は保守契約を求められるのが一般的です。つまりランニングコストが発生するのです。保守契約には、「カウンター保守」、「キット保守」、「スポット保守」の3種があります。本体価格とランニングコストを合算して、月間でいくらの支払いになるかを必ずチェックしましょう。

選び方の二つ目のポイントは、アフターサービスです。コピー機は精密機械であるため、絶対に故障がないとはいえません。アフターサービスが充実している販売業者は、故障にも迅速に対応してくれます。コピー機は業務運営にはなくてはならないものですから、故障や不明点の確認に迅速に対応してくれる業者は重宝するでしょう。

契約の組み換えと業者の乗り換えで経費削減をしよう

コピー機のリース契約の見直しには、契約の組み換えまたは業者ごと乗り換えてしまう方法がありました。どちらにしても、これまで見直すという視点がなかった人には、経費削減効果が期待できるでしょう。その際、注意していただきたいのは経費削減にとらわれて必要な機能が備わっていない商品を選択してしまうことです。目的にあわない商品は役に立ちません。一方で、オーバースペックならコストの適正化ではじめた見直しが、さらに無駄な出費を生むことになります。商品選び・業者選びの方法をよく理解して、自社にマッチしたコピー機を導入するとともに、経費削減を実現させましょう。