単なるお引越しではない!オフィス移転を成功に導く手続きの基本

もしあなたがオフィス移転担当者に任命されたらどうしますか?オフィス移転は、単なるお引越しではありません。企業の抱える問題を解決し、社員のモチベーションを高め、さらにステップアップするための一大プロジェクトでもあるのです。同時に、オフィス移転には、多くの業務や費用が伴いますし、時間的な制約もあります。
次なる飛躍に向けた土台をつくりためにも、必ず成功させたいオフィス移転。そのためにはどんなことが必要なのでしょうか?

オフィス移転で必要なこと

オフィス移転には大きく分けると3つの業務があります。

新オフィスのプランニング


新しいオフィスが決まったらコンセプトを決めます。オフィス移転は「コミュニケーションをとりにくい」「動線がおかしい」などの現状の問題点を解消し、会社として新たなスタートを切るまたとないビッグチャンス。そういったことを踏まえて新オフィスのコンセプトを決める必要があります。
コンセプトが固まったら具体的にレイアウトを決め、次に内装デザインや各種工事(電気・電話・LAN、設備・防災工事など)の実施計画を立て、各業者の選定・作業の調整を行います。
家具や什器を現オフィスから持ちこむか、新規購入するかといったことも決めます。

移転業務

オフィス移転が決まったら、現オフィスの解約予告期間や保証金、原状回復条件などの契約内容を確認しましょう。特に気をつけたいのが解約予告期間。大抵の場合、解約する6か月前までに解約の申し込みをしなければなりません。確認を怠ると新旧オフィスの家賃がダブルで発生するといったトラブルも。
移転に伴い、官公庁(消防署、郵便局、警察署、法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所など)や金融機関、お取引先などに届け出を出します。
このほか、お客様への移転のご案内状を送付するのも忘れずに。

現オフィスの原状回復

忘れてならないのが現オフィスの原状回復。一般的に、退去日までに原状回復工事を完了させなければなりません。ですから、実際の引越日は退去日から原状回復工事期間を引いてから決めます。原状回復の工事はオーナーが選定した業者が行うことが多いのですが、その内容や必要性についてはしっかりチェックする必要があります。
発生する費用は一般的に敷金(保証金)から支払われ、残った金額は返金されますが、返金されるにしても、2,3か月ほど時間がかかるケースもあるので、保証金の残りを新オフィス関連の支払いにあてこむのはリスキーです。

新オフィス移転に関しては、以上の3つを同時進行で行わなければなりません。

オフィス移転のコストはどれくらい?

オフィス移転でとても気になるのがコストのこと。移転の費用は、場所や条件、内装のグレードによって違いがありますが、計画の時点でどれだけ詳細に諸費用を把握できるかも成功のカギとなります。
コスト試算するときに注意すべき点をまとめました。

新オフィスのプランニングにかかるコスト

・内装費用……大規模な造作工事からパーティション、什器や備品について見積もりをとります。現オフィスの什器を使えばコストを抑えられることも。
・電話・通信工事費……電話やLANの配線には専門の工事が必要な場合もあります。とくに光ケーブルが必要な場合は要注意。また大型コンピューターやサーバ―の移設には特別な作業が必要なので事前に確認を。

移転業務にかかるコスト

・保証金……坪数やエリアによってきますが、新オフィス賃料の6~12か月分支払います。駐車場についても保証金が必要です。
・仲介手数料……仲介業者に賃料の1か月分を支払います。
・引越費用……社員1人につき3万くらいからと言われていますが、エレベーターの有無や通路の幅などの条件によって変わってきます。
・不用品の廃棄処分……不要となった備品のリサイクルにも意外に費用がかかります。
・印刷費用……移転の挨拶状や名刺、封筒などのリニューアルも費用がかかります。

現オフィスの原状回復にかかるコスト

・原状回復費用……一般的に現オフィスのオーナー指定の業者が行いますが、工期と見積もりの内容については精査を。引き渡し日に間に合わないと追加の費用が発生します。実際には現オフィスの敷金から費用が差し引かれることになります。

円滑にオフィス移転を進めるためのポイント

オフィス移転に関して実に多くの業務と費用が発生することがわかりますね。その後の会社の成長に関わってくるだけに、高度な知識やノウハウも必要とされます。
限られた時間内にすべての手続きをすませて移転を成功させ、無事に新オフィスでの業務をスタートさせることができるのでしょうか?
手順や方法を間違えると、以下のようなトラブルに見舞われることもあります。

インターネットでオフィス家具を購入。それぞれ最安値を狙ったら?

「とにかくコストダウンをしろ!」という上司の命令で、インターネットでデスクや椅子などのオフィス家具を検索しまくり、それぞれ一番安いショップで購入。安く抑えたのはいいものの、届く日がバラバラなうえ、手違いで届かなかった商品があることもあります。届いた後も、組み立てを自分たちでやらないといけないのに工具が無くて終わらない、梱包材の処分が大変などと、引越後の業務に支障が……。

業者をバラバラに選定したために

什器・内装工事・電気工事・電話工事・LAN工事・セキュリティ工事など、移転に必要な工事について別々の業者に仕事を依頼。連日各業者との打ち合わせで本来の業務が滞り毎日残業で午前様の日々。各業者の工程管理も自身で全てやらないといけないので、段取りもうまくいかず、大事な届けを忘れてしまったり、工事が予定通りに進まなかったりとパニックに。

移転は重要なプロジェクトなのに、会社内には「俺は移転を何回も担当した」なんていう移転のベテランはまずいません。オフィス移転は何度もあることではないので、社内でノウハウが蓄積されないのが普通です。しかも移転プロジェクトは本来の業務を抱えながら行うことも多いものなので、すべてをパーフェクトに行うことは至難の業なのです。

そこで提案したいのが、移転業務をサポート会社に委託すること。
経験豊かな移転のプロがオフィス移転の計画立案から移転後のフォローに至るまでを一手に引き受けてくれます。具体的にはコストの試算や新オフィスのプランニング、スケジュール管理、書類提出、各種工事、業者間の調整といったことまで任せることができます。サポート会社の担当者に窓口が一本化されるので、オフィス移転担当者は多くの業者とのやりとりに時間をさく必要がなくなり、社内の準備や調整に専念できるのも大きなポイントです。
サポート会社に委託すれば、最初から最後までプロに相談しながら進めることができるので、経験がなくて何かと不安な移転業務もスムーズに進みます。大船にどんと乗ったような気分で引越の日を迎えることができるでしょう。

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