ペーパーレスな文書管理で業務効率を向上させるメリットと方法とは?


2017年からマイナンバー制度が施行され、行政サービスのペーパーレス化が加速しています。特に経理関係では、同年1月から適用された「電子帳簿保存法」の改正により、スキャンデータの保存に義務付けられていた7年の原本保存が撤廃されただけでなく、スマホで撮影された領収書やレシート等が有効とされ、原本破棄が可能になりました。これらの改正があと押しとなり、今後より多くの企業でペーパーレスな文書管理は主流となっていくと思われます。

一方、ペーパーレスな文書管理に魅力を感じていても、特に中小企業ではなかなか重い腰が上がらないことも事実です。なぜ、多くの企業ではペーパーレス化が進みにくいのでしょう。

なぜ多くの企業で文書管理のペーパーレス化が進みにくいのか?

そもそも文書管理とは何を指すのでしょう? 文書管理とは、文書の作成から申請・承認・決裁、そして保存といった一連の過程を指し、企業運営にはこれらを効率よく回すことが不可欠です。企業活動はこの文書管理なくして存在しない、と言っても過言ではありません。

しかし、PCやスマートフォン、タブレット端末などが企業に導入されて久しいですが、年配世代ではこれらの機器に苦手意識を持ち、「書類は紙が良い」という意見を持つ方も多くおられます。また、複雑な表などは画面上よりも、紙のほうが見やすいこともあり、一概に全てをペーパーレスにすべき、というのは少々乱暴でもあります。さらに、ペーパーレス化の推進には過去の紙書類や資料をデータ化する必要があり、膨大な作業やシステム導入コストが発生するため、導入を見送る企業も多いようです。

とはいえ、紙媒体の文書管理では以下の問題が生じていることも指摘されています。

  • 申請・承認・決裁までが遅い
  • 保管スペースが必要
  • 情報検索など業務効率が悪い
  • 紙や電気代、人件費などのコストがかかる
  • 情報漏えいリスクが高い

文書管理のペーパーレス化といえば、一昔前では「資源やコストの無駄だから紙を減らす」ことが目的でした。しかし現在では、ペーパーレスは単なる紙問題だけではなく、働き方の変革、つまり業務改革そのものであるといえます。

文書管理(ペーパーレス)によるメリットとは?

それでは、ペーパーレスの文書管理を導入する場合、どのようなメリットがあるのでしょう? それぞれ詳しくみていきましょう。

コストの削減

  • 文書を印刷している紙代
  • 印刷やコピーによるインク代・電気代
  • 保管場所のコスト
  • 保管場所の倉庫や本支店間での書類の郵送費
  • 人件費(年度毎の書類入れ替え業務・ファイリング作業など)

業務効率の向上

  • 社内申請・報告業務の作業効率向上
  • システム化されることでの検索スピードの上昇
  • 申請・承認・決裁という業務フローの停滞軽減・進捗状況の「見える化」の実現
  • 出張や移動時でもアクセスが可能
  • ファックス送受信での紛失や見落とし、滞留が無くなる
  • 情報共有がスムーズになる

内部統制の強化

  • 記入漏れや悪意を持った者の書類改ざん防止
  • パスワード管理による不正閲覧の防止

文書管理(ペーパーレス)を行う具体的な方法とは?

次に、ペーパーレスな文書管理を行うにあたり、具体的にはどのような方法があるのでしょうか?

経費精算のワークフロー化

経費の伝票を経理システムに格納することにより、伝票の紛失や改ざん、金額記入のミスを簡単に防ぐことができます。また、経理部門にとってもチェック作業時間の短縮になるだけでなく、伝票の保管や管理などの労力を減らすことができます。

給与明細書や賞与明細書の電子化

明細書を電子化することで、いつでも自分の明細書が確認できるだけでなく、必要な社員にのみ印刷することで、ペーパーレス化を促進することができます。

申請書・報告書・稟議書や契約書など必要書類の電子化

必要書類を電子化することで、閲覧しやすく迅速な検索が可能になります。また、重要機密文書はアクセス制限やパスワード設定で管理することで、機密漏えいや不正アクセスを防ぐことができます。

会議資料・議事録の電子化

事前に会議資料を電子的に配布することで、資料説明時間を省き本題に入ることで、中身の濃い会議が可能になります。また議事録も会議中に作成でき、速やかに会議内容を周知徹底させることができます。また、細かな説明にはプロジェクターやスクリーンを使用することで、よりペーパーレスな会議が可能になります。

認証機能付き複合機の導入

社員のICカードなしでは印刷できない認証機能付き複合機を導入することで、印刷の失敗や不要な印刷を未然に防ぐことができます。

FAX機の廃止

FAX機能付きの複合機にすることで、FAXで受信したデータを自動的に電子ファイルに転送することが可能となり、FAX用紙やインクを削減することができます。

社内規定やマニュアル等の電子化

必要なマニュアルを電子化し、共有フォルダに格納することで、閲覧や検索が容易になります。また修正や改定も容易となり、ペーパーレスだけでなく、更なる業務効率化が促進されます。


いかがでしょう? 上記はペーパーレスな業務効率化の方法の一部ではありますが、1つ1つ取り組むことで、業務効率がアップするだけでなく、社内スペースの有効活用や美化にもつながり、さらに社員間のコミュニケーションも改善したという事例が多々あります。まずは社員全体で主旨を理解し、取り組みやすい方法から積極的に取り組む努力から始めてみましょう。

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